Die einzige Ausgabe ohne Freigabe

Meetings sind Arbeit. Die Leute sind ohnehin im Haus, sie bekommen ohnehin ihr Gehalt, und sich abzustimmen gehört zu ihrer Aufgabe wie das Schreiben eines Angebots oder das Prüfen einer Rechnung. Ein Termin mehr im Kalender kostet das Unternehmen deshalb nichts extra. Er verschiebt nur, woran in dieser Stunde gearbeitet wird.

Was an dem Satz stimmt

Abstimmung ist keine Verwaltung, die sich wegrationalisieren ließe. Sie ist die Arbeit selbst, sobald mehr als ein Mensch an derselben Sache sitzt. Wer sie streicht, spart sie nicht, er verschiebt sie. Was nicht gemeinsam entschieden wird, wird einzeln entschieden, mehrfach und unterschiedlich, und die Rechnung dafür kommt später: in doppelt gebauten Dingen, in Nacharbeit, in Beschlüssen, die nach drei Wochen wieder aufgemacht werden, weil zwei Bereiche sie verschieden gelesen haben.

Ein gut geführter Termin ist außerdem das billigste Mittel, das wir kennen, um sechs Menschen gleichzeitig auf denselben Stand zu bringen. Sechs Mails sind nicht günstiger. Sie sind nur unauffälliger. Wer Besprechungen pauschal für Verschwendung erklärt, hat meistens nicht nachgerechnet, was ihr Wegfall kostet.

Der Satz hat obendrein einen anständigen Kern. Er wird häufig von Leuten gesagt, die ihre Mannschaft gegen einen Sparreflex verteidigen, gegen die Vorstellung also, dass Arbeit erst zählt, wenn am Abend etwas Sichtbares auf dem Tisch liegt. Diese Verteidigung ist berechtigt. Klären, Abwägen und Entscheiden sind Arbeit, auch wenn sie nichts hinterlassen, was man fotografieren kann.

Und dann kippt der Satz. Arbeit ist nicht das Gegenteil von Kosten. Arbeit ist das, was kostet.

Warum die Stunden unsichtbar bleiben

Der Fehler steckt im Wort „ohnehin“. Gehalt ist eine feste Summe im Monat. Sie ist gebucht, bevor jemand einen Termin anlegt, und sie steigt nicht, wenn er ihn anlegt. Also fühlt sich die Stunde im Besprechungsraum an wie der Besprechungsraum selbst: schon bezahlt.

Jede andere Ressource bekommt in dem Moment einen Preis, in dem sie verbraucht wird. Material, Lizenzen, Fremdleistung, jede Fahrt zum Kunden. Zeit nicht. Es gibt keine Kostenstelle für Besprechungszeit und keinen Posten für Abstimmungsaufwand. Die Stunden verschwinden in den Personalkosten und mischen sich dort mit allem anderen, was Menschen in einem Monat tun.

Dass sie unsichtbar sind, heißt nicht, dass sie folgenlos bleiben. Was in dieser Stunde nicht getan wurde, verschwindet nicht mit. Es wandert in den Abend, oder es fällt weg. Und unklare Runden erzeugen weitere Runden: Was nicht entschieden wurde, braucht einen Nachtermin, und der braucht Vorbereitung. Beides steht in keiner Auswertung, beides bezahlt jemand.

Dazu kommt, dass niemand im Raum die Summe sehen kann. Jeder Teilnehmer sieht seine eigenen anderthalb Stunden, und die sind vertretbar. Die Summe entsteht erst quer über alle Kalender, und für diesen Blick ist niemand zuständig. Ein Betrag, den jeder nur zu einem Sechstel kennt, fällt niemandem auf.

Daraus folgt etwas, das schwerer wiegt als jeder Einzelbetrag. Wer einen Termin ansetzt, gibt fremde Zeit aus, und er tut es ohne Freigabe. Keine Unterschrift, kein Vergleich mit einer anderen Verwendung, kein Budget, das dabei kleiner wird. Ein Klick genügt. Bei einer wiederkehrenden Runde genügt er ein einziges Mal für alle Wochen, die danach kommen. Es ist die einzige nennenswerte Ausgabe, die in den meisten Unternehmen jeder für andere auslösen darf, in beliebiger Höhe.

Die Rechnung

Wie hoch das ausfällt, lässt sich ausrechnen. Nimm eine Kalenderwoche, wie wir sie bei Führungskräften regelmäßig sehen: zwölf feste Termine, im Schnitt anderthalb Stunden lang, im Schnitt sechs Teilnehmer.

Das sind 108 Personenstunden pro Woche. Nicht im ganzen Unternehmen, sondern in den Regelterminen eines einzigen Menschen.

Bei einem Stundensatz von 80 Euro sind das 8.640 Euro in der Woche und 449.280 Euro im Jahr.

Der Stundensatz ist eine Annahme, kein Messwert; er soll Gehalt, Nebenkosten und Arbeitsplatz zusammen abdecken. Setz deinen eigenen ein, wenn du ihn kennst, die Größenordnung bleibt. Und die Summe ist ausdrücklich kein Schadensbetrag. Ein Teil dieser Stunden ist gut angelegt, vielleicht der größere Teil. Es ist ein Preisschild, mehr nicht. Bemerkenswert ist nicht seine Höhe. Bemerkenswert ist, dass es bis dahin niemand gelesen hat.

Für einen Bürostuhl gibt es ein Formular, eine Freigabe und einen Eintrag in der Anlagenbuchhaltung, in dem er jahrelang steht. Für eine wöchentliche Runde mit sechs Personen gibt es einen Kalendereintrag.

Was daraus folgt

Rechne Regeltermine aufs Jahr, nie auf den einzelnen Termin. Einzeln betrachtet ist jede halbe Stunde harmlos. Eine halbe Stunde pro Woche mit sechs Leuten ergibt im Jahr über 150 Personenstunden, verteilt auf sechs Kalender, in denen sie niemandem auffällt. Der teure Termin ist selten der lange. Er ist der, der sich wiederholt.

Gib deshalb jedem wiederkehrenden Termin ein Enddatum. Nicht als Drohung, sondern um die Grundannahme umzudrehen. Bisher läuft eine Runde weiter, bis jemand den Mut aufbringt, sie abzusagen. Mit Enddatum läuft sie aus, wenn niemand sie verlängert. Der Unterschied klingt formal und ist der eigentliche Punkt: Die Begründungspflicht wechselt die Seite.

Sieh dir danach die Teilnehmerlisten an, aber nicht als Sparübung. Solange eine Absage als Desinteresse gelesen wird, wächst jede Liste, weil Dabeisein weniger kostet als Erklären. Wer kürzere Listen will, muss zuerst dafür sorgen, dass ein Nein folgenlos bleibt. Das ist unbequemer als jedes Werkzeug, das Kosten einblendet, und es hält länger.

Meetings sind Arbeit. Der erste Teil des Satzes bleibt richtig. Nur folgt daraus das Gegenteil dessen, was der zweite Teil behauptet. Was Arbeit ist, hat einen Preis. Wer ihn nicht kennt, kann nicht entscheiden, ob er sich lohnt. Er kann nur hoffen.